この記事の要点
- AIが、届いた請求書を「そのまま承認してよいか、担当者の確認が必要か」に仕分けて判断します。
- 経理担当者は、請求書を一枚ずつ突き合わせる作業から、確認が必要な請求書にだけ手を止める働き方に変わります。
- 手元のCSV（表計算ソフトで開けるデータファイル）から始め、3〜8週のPoC（本格導入の前に効果を確認する試行）で指標を測ります。
請求書AIは、取引先から届いた請求書について、承認してよいか、人の確認が必要かをAIが判断し、経理担当者が確認すべき請求書を絞り込むしくみです。クラスフォックスが設計した Vertical Decision AI SaaS の一つで、経理部門の責任者や担当者、支払いを管理する情報システム部門の判断を支えます。本記事では、請求書処理の現場で起きていること、AIが判断すること、導入後の1日、AIに任せる範囲の定め方、小さく始める手順を順に紹介します。
請求書の承認作業で起きていること
多くの会社の経理部門では、月末が近づくと請求書が一気に届きます。経理担当者は、発注書や納品書、契約の内容と一枚ずつ見比べ、金額や取引先の情報が合っているかを確認してから承認します。
この作業は、間違いを防ぐために欠かせません。しかし、届いた請求書の大半は、確認しても何も見つからない、ごく普通の請求書です。それでも、見落とした一枚が支払いの誤りにつながるため、担当者は全件を同じ注意で見続けることになります。
確認の観点は、いくつもあります。金額が発注の内容と合っているか。同じ請求書がすでに届いていないか。振込先の口座が、これまでの取引と変わっていないか。インボイス（適格請求書）に必要な記載がそろっているか。担当者は、これらを頭の中で同時に照らし合わせています。
忙しい時期には、確認に使える時間が短くなります。熟練の担当者の経験に頼る部分が大きく、担当者が休むと確認の質がばらつくという悩みも生まれます。
請求書AIが判断すること
AIが判断するのは「承認・要確認」です。判断のパターンでいえば「リスク・異常の検知」、つまり、危険か、異常かを見分ける判断にあたります。
AIは、請求書の金額や日付、取引先、振込先、過去の請求の傾向などを手がかりに判断します。Decision AI は文章を生成するのではなく、決めた型どおりの答えを確率と確信度つきで返します。この業務では、次の3つの型で答えを返します。
| 答えの型 | この業務での問い |
|---|---|
| はい／いいえ | この請求書は、そのまま承認してよいか。過去の請求と重複していないか |
| どれを選ぶか | 確認が必要な場合、経理担当者・購買担当者・上長のどこへ回すか |
| どの程度か | その請求書の、確認が必要な度合い（リスクの大きさ） |
答えが型で返ってくるため、承認の画面や回覧の流れにそのままつなげられます。人が全件を調べるのではなく、AIが出した「要確認」の理由を見て、人が判断する流れに変わります。
導入後の経理部門の1日
たとえば、毎月多くの取引先から請求書が届く、中堅の製造業の経理部門を考えてみます。いま使っている会計システムや支払いの管理システムはそのままにして、AIの判断を加えた場合です。
朝、経理担当者は、前日までに届いた請求書の一覧を開きます。一覧には、AIが「承認」と判断した請求書と、「要確認」と判断した請求書が分かれて並んでいます。要確認の請求書には、「金額が過去の請求の傾向から外れている」「振込先が前回までと異なる」といった理由が、確信度とともに付いています。
日中、経理担当者は、要確認の請求書に絞って内容を調べます。必要があれば、購買担当者に発注の内容を問い合わせ、取引先に連絡します。承認と判断された請求書は、確信度が高いものから順に承認の手続きへ進みます。
夕方、経理の責任者は、その日の承認の状況を画面で確認します。AIが要確認とした請求書のうち、実際に修正が必要だったものはどれだけあったか。AIが承認とした請求書に、見逃しはなかったか。この結果を見て、翌週以降の任せる範囲を調整します。
AIに任せる範囲をどう決めるか
AIの答えには確信度が付きます。この確信度で、どこまでをAIに任せ、どこからを人が判断するかを定めます。
- 確信度95%以上：発注の内容と合っていて、取引先も振込先も過去と同じ請求書です。自動で承認の手続きへ進めます。
- 確信度70〜95%：金額や日付に、いつもと違う点がある請求書です。経理担当者が内容を確認してから承認します。
- 確信度70%未満：初めての取引先や、重複の疑いがある請求書、振込先の変更があるものです。上長や購買担当者、専門の担当者が判断します。
この閾（しきい）値は、最初から決め打ちにせず、PoCで検証して定めます。はじめはすべての請求書を人が確認し、AIの判断と人の判断がどれだけ一致するかを見てから、任せる範囲を広げていくのが安全です。支払いには最終的な責任が伴うため、承認は人が行うことを前提に設計します。
請求書AIを小さく始める手順
いま使っている会計システムや支払いの管理システムは入れ替えません。AIはその上にのる「判断レイヤー（判断を担う層）」として入り、まずは手元のCSVから始められます。
- 過去の請求書の一覧と、承認の結果をCSVで書き出します。対象は、特定の取引先群や特定の部門の請求書などに絞ります。
- AIの判断と、経理担当者の過去の判断を、机上で比較します。この段階では、実際の承認の流れは変えません。
- 一致した範囲から、実際の承認の流れに加え、指標の変化を確認します。
PoCの期間は3〜8週が目安です。期間中は、次の5つの指標を測ります。
- 請求書1件あたりの確認にかかる時間
- AIが要確認とした請求書のうち、実際に修正が必要だった割合
- 確認の見落としが見つかった件数
- 重複請求や振込先の相違を検出した件数
- 月末の承認が完了するまでの日数
目標とする値は、PoCの前に現状を測ってから、経理部門と相談して定めます。業務の判断を一つずつAIに任せていくことが、AX（AIトランスフォーメーション）の現実的な一歩です。クラスフォックスの Vertical AI SaaS は、初期費用0円・月額10万円（税別）から、1業務単位で始められます。
バックオフィスの判断を支えるほかのAI
バックオフィスには、請求書のほかにも、毎日くり返される判断があります。たとえば、領収書や申請の不自然な点に絞って担当者へ知らせる「経費AI」があります。どの判断から始めるかは、担当者が確認に迷う時間の長い業務から選ぶのが近道です。
よくある質問
いま使っている会計システムは入れ替える必要がありますか
入れ替える必要はありません。AIは既存のシステムの上にのる判断レイヤーとして入り、まずは書き出したCSVで始められます。
どのようなデータが必要ですか
過去の請求書の一覧と、承認や修正の結果が基本です。まずは手元にある範囲で始め、PoCの中で不足するデータを確認します。
どのくらいの期間で試せますか
PoCは3〜8週が目安です。週ごとに結果を見ながら、進め方と任せる範囲を一緒に判断します。
トップ画像の写真：Photo by Camilo Rueda López on Unsplash
本記事で紹介する活用シーンは、クラスフォックスが設計した活用構想です。効果は、貴社のデータを使ったPoCで確かめます。
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